Отдел нового приема

Кабинет:
0-101/5
Телефон:
221-19-34

Функции отдела нового приема:

  • прием, ведение и хранение личных дел, переданных приемной комиссией в УСО, на вновь зачисленных в университет обучающихся;
  • прием и формирование личных дел обучающихся, зачисленных в порядке перевода из другой образовательной организации в РГППУ;
  • прием и формирование личных дел обучающихся, зачисленных в порядке восстановления (при необходимости);
  • оформление, заверение и выдача документов из личного дела обучающегося по его запросу;
  • выдача из личного дела обучающегося документов об образовании и иных личных документов, после издания приказа об отчислении (либо по запросу обучающихся);
  • организация копирования/распечатки и заверение документов личного дела по запросу обучающегося;
  • прием и вложение в личное дело обходных листов обучающихся со всеми необходимыми отметками и подписями;
  • передача копий документов об образовании и о квалификации ответственным лицам за хранение и ведение личных дел обучающихся всех форм обучения;
  • обеспечение сохранности личных дел обучающихся, своевременное их дополнение выписками приказов (распоряжений) по движению контингента обучающихся, по образовательной деятельности обучающихся, о переходе обучающихся на ускоренное обучение, об изменении ошибочных записей;
  • регистрация и хранение приказов (распоряжений) по движению контингента обучающихся, по образовательной деятельности обучающихся, о переходе обучающихся на ускоренное обучение, об оказании материальной помощи обучающемуся, о назначении стипендий, о дополнительных мерах социальной поддержки обучающихся, по сопровождению отдельных категорий обучающихся (обучающиеся с ограниченными возможностями здоровья, обучающиеся-инвалиды, дети-сироты, дети, оставшиеся без попечения родителей, иностранные студенты, студенты, обучающиеся по целевому приему и целевому обучению), об изменении ошибочных записей;
  • своевременная передача копий приказов (распоряжений) обучающегося заинтересованным сторонам (в пределах компетенции Управления);
  • формирование, подписание, регистрация и отправка списков, справок на обучающихся, подтверждающих их обучение в университете по запросам заинтересованных сторон;
  • подписание и регистрация списков и других документов по запросу обучающегося и заинтересованных сторон;
  • подготовка, сверка и передача документов по описи (приказы/распоряжения, личные дела отчисленных обучающихся, журналы регистрации) по истечении установленных сроков текущего хранения в архив университета;
  • осуществление работ по централизованному учету бланков строгой отчетности (ведение журналов регистрации и выдачи бланков государственного образца);
  • оформление, подписание, регистрация и выдача документа (дубликата документа) и приложения к нему (дубликата приложения к нему) о высшем образовании, о среднем профессиональном образовании, свидетельств о присвоении квалификации, выпускникам всех форм обучения, в том числе:

- формирование заявки для закупки бланков государственного образца об образовании и о квалификации;

- получение со склада университета бланков государственного и установленного образца;

- формирование первичных шаблонов титула документа об образовании, приложения к документу об образовании;

- осуществление контроля работы ответственных лиц за заполнение и передачу «черновиков» и «беловиков» бланков дипломов о высшем образовании в УСО;

- проверка достоверности информации в документах об образовании и о квалификации;

- вывод на печать документов государственного образца;

- организация визирования документов у председателей ГЭК, ректора или исполняющим обязанности руководителя (на основании соответствующего приказа), постановка оттиска гербовой печати университета;

- организация копирования документов государственного и установленного образца;

- обеспечение своевременной выдачи документов выпускникам;

- выдача документа (дубликата документа) об образовании, приложения к документу об образовании, (дубликата приложения к документу об образовании), свидетельства о присвоении квалификации, документа о дополнительном образовании;

- ведение книг регистрации и выдачи документов дипломов о высшем образовании, о среднем профессиональном образовании, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего и приложений к ним (дубликатов документов);

  • списание выданных и испорченных при заполнении бланков государственного образца об образовании;
  • своевременное предоставление информации на портал «Федерального реестра сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» о выданных документах о высшем образовании и о среднем профессиональном образовании;
  • оформление и ведение документации по защите персональных данных обучающихся;
  • ведение журналов регистрации приказов всех форм обучения;
  • формирование, регистрация и ведение журналов документационного учета по направлениям деятельности Управления;
  • формирование и ведение реестра личных дел обучающихся;
  • формирование и ведение реестра сведений о выданных документах о высшем образовании и о среднем профессиональном образовании;
  • сбор информации и подготовка аналитических записок и отчетов о состоянии документационного сопровождения обучающихся (в пределах компетенции Отдела);
  • работа с обращениями граждан и внешних организаций по подтверждению выданных документов об образовании обучающемуся (в пределах компетенции Управления);
  • взаимодействие с подразделениями университета по вопросам организации и осуществления документационного сопровождения обучающихся.